「うちは従業員が少ないから、就業規則なんて関係ない」
そう思っていないでしょうか。たしかに法律上、就業規則の作成・届出が義務になるのは一定規模以上の事業場です。しかし、義務がないことと、作らなくてよいことは、実はイコールではありません。
この記事では、従業員数が少ない会社でも就業規則を作っておくメリットを、助成金との関係も含めて解説します。
そもそも就業規則の作成義務とは
労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けています。逆に言えば、常時10人未満の事業場には、法律上の作成・届出義務はありません。
「義務がないなら不要」と考えてしまいがちですが、義務の有無と、作っておいた方がよいかどうかは、別の問題として考える必要があります。
少人数の会社でも就業規則を作る5つのメリット
1. 助成金の申請要件を満たせる
多くの雇用関係助成金では、申請にあたって就業規則の提出が共通して求められます。たとえば、非正規雇用の労働者を正社員に転換した場合などに活用されるキャリアアップ助成金では、その転換制度が就業規則(または労働協約)に規定されていることが受給の条件のひとつになっています。
常時10人未満で就業規則の届出義務がない事業場であっても、助成金の申請時には「就業規則(変更)届」や、届出をしていない場合の申立書といった書類の提出を求められるのが一般的です。つまり、就業規則が整っていないと、本来受け取れるはずの助成金を申請できない、という事態にもなりかねません。
助成金の活用を少しでも考えているなら、就業規則は先に整えておくべき土台といえます。
2. 労使トラブルを未然に防げる
就業規則がないと、休暇のルール、遅刻・早退の扱い、服務規律といった労働条件が、口頭や慣習だけで運用されることになります。従業員数が少ないうちは何となく回っていても、「言った・言わない」のトラブルや、認識のズレによるもめごとが起こりやすくなります。
ルールを文書として明確にしておくことで、労使双方にとっての判断基準ができ、トラブルの予防につながります。
3. 解雇・懲戒の際の根拠になる
万が一、問題行動のある従業員への対応や、やむを得ない解雇・懲戒が必要になった場合、就業規則に定められた服務規律や懲戒事由が、対応の根拠になります。
就業規則がない状態でこうした対応を行うと、その正当性を主張しづらく、後から不当解雇などとして争われるリスクが高まります。従業員が少ない会社ほど、一人のトラブルの影響が大きくなりやすいため、あらかじめ根拠を用意しておく価値があります。
4. 採用活動や人材の定着につながる
就業規則が整っていることは、労働条件が明確に説明できる会社である、という一つの証明にもなります。採用時に休暇制度や評価の仕組みをきちんと説明できれば、応募者の安心感にもつながります。
入社後も、ルールが明文化されていることで、従業員は自分の権利や会社の判断基準を把握しやすくなります。「何を基準に判断されるか分からない」という不安を減らせることは、定着率にも良い影響を与えます。
5. 自社に合った柔軟なルールを設計できる
作成義務がある会社は、最低限の記載事項を満たした就業規則を用意する必要がありますが、義務のない少人数の会社は、必ずしもその型にとらわれる必要がありません。
独自の休暇制度や柔軟な働き方など、自社の文化や事業の実情に合わせたルールを、比較的自由に設計できるのは、義務化される前だからこそのメリットとも言えます。
就業規則を作らないとどうなるか
就業規則を作らないまま事業を続けた場合、次のようなリスクが考えられます。
- 労働条件があいまいなまま運用され、トラブルの火種が残り続ける
- 助成金の対象となる制度があっても、申請できない
- 解雇・懲戒の際に、対応の正当性を説明しづらい
- 従業員数が10人を超えたタイミングで、急いで作成することになる
特に最後の点は見落とされがちですが、事業場の従業員数が10人以上になった時点で作成・届出義務が発生します。事業拡大のタイミングでバタバタと準備するより、少人数のうちから整えておく方が、結果的に無理のない対応につながります。
こんな会社は特に作成を検討すべき
- 今後、正社員化や賃上げなど、助成金の活用を考えている会社
- 従業員数の増加を見込んでいる会社
- 採用活動に力を入れていきたい会社
- 休暇・働き方のルールを独自に整備したい会社
まとめ
就業規則は、一定規模以上の会社に義務づけられた制度ですが、少人数の会社にとっても、助成金の活用、トラブル予防、解雇・懲戒への備え、採用・定着、柔軟なルール設計といった、多くのメリットがあります。
「うちはまだ人数が少ないから」と後回しにせず、早い段階で就業規則を整えておくことをおすすめします。
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